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Próxemica en el trabajo, dámole una visión SMART

La proxémica es el estudio de las relaciones y la comunicación que establecemos los seres humanos a través del espacio y a través de las distancias que ponemos entre nosotros mismos y hacia las cosas que nos rodean.

Solamente mirando la relación espacial entre dos personas podemos intuir su relación social actual: íntima, de enfado, de amistad más o menos cercana…

¿Cómo están hablando estas personas?

  • Muy cerca la una de la otra,
  • Una en frente a la otra,
  • Una a lado de la otra, 
  • Con un ángulo de 90º…

Todo esto nos a entender muchas cosas.

En el espacio de trabajo la proxémica funciona de la misma manera, pero en el medio hay muebles.

Como nos sentamos a la mesa con una persona influye en la relación (en este caso de trabajo) que se va a instaurar con ella:  puedes definir tú mismo como será la reunión que tendrás con la persona según como te sientas con ella!

Pequeñas reuniones informales

Las mesas son más pequeñas, puede que sea un café, puedes sentarte al frente (definiendo un poco más la formalidad del encuentro) o con un ángulo de 90 grados si hay que mirar algún documento juntos, creando un clima de colaboración cercana. La distancia es pequeña ya que las mesas también lo son.

El despacho del directivo

Las mesas siguen siendo muy grandes, ya no es cuestión de espacio para documentos sino de imagen. El asiento del directivo era más grande y alto del de las personas al otro lado de la mesa. La distancia creada por un elemento tan importante y elegante, la altura diferente, define el estatus de las personas que participan a la reunión e influencian también su actitud.

Hoy en día la tendencia es reducir estas distancias y crear homogeneidad también en los asientos y cambiar de un lugar institucional como el despacho a una pequeña sala reuniones acerca las personas.

¡Cuida bien el lugar en que elige reunirte con tus empleados!

Salas reuniones

Las enormes mesas ovaladas o rectangulares ya no se usan tanto: nos acercamos siempre más a formas redondas o cuadradas (si el espacio lo permite, obviamente). Las formas alargadas permiten:

  • una disposición más jerarquizada, con un «jefe» en el lado corto;
  • una disposición enfrentada, con dos grupos uno en frente del otro (como en una negociación);
  • una disposición colaborativa si hay menos gente que se pone alrededor de una esquina para trabajar en el mismo proyecto. Hoy en día se usa esta disposición también en las reuniones comerciales para acercarse más al cliente.

Las formas de mesa más democráticas, redonda y cuadrada, obligan a mantener disposiciones colaborativas, sin dejar que destaque ninguna posición.

Lo ideal sería poder utilizar una disposición flexible de diferentes mesas que permitan jugar según el objetivo de la reunión.

Otras zonas de encuentro

Hablo de reuniones porque siempre se trata de relaciones entre personas y no de trabajo individual.

Trabajar de manera flexible y gracias a los principios del Smart working lleva a crear muchas más ocasiones de comunicación y reunión entre empleados: se fomenta la comunicación y el intercambio de información y las reuniones improvisadas necesitan espacios adecuados para que las nuevas ideas tomen forma.

Por esto en las zonas café se acostumbra a posicionar mesas altas, con taburetes para reuniones express: la posición elevada permite iteración con personas de pie, evitando la jerarquización creada por diferentes alturas.

Los taburetes altos también imponen una posición proactiva hacia la mesa (lugar de trabajo) y hace que la reunión sea más rápida.

También existen pequeñas salitas de reunión en los espacios open, que permiten separarse momentáneamente de la zona de trabajo y ce concentración para rápidos intercambios de ideas con compañeros o para llamadas telefónicas y skype. Estas «cabinas» son abiertas a los lados para permitir el acceso (cualquier empleado puede utilizarlas) pero forradas en material fonoabsorbente para permitir intimidad de la conversación.

Es una alternativa óptima a las salas reuniones llamadas «peceras», que por las paredes blancas crean sensaciones ligeramente (o no tan ligeramente) claustrofóbicas).

¿Y tú cómo gestionas la proxémica en tu oficina? ¿Qué opinas sobre cómo podrían cambiar las relaciones entre empleados si se cuidaran más las relaciones espaciales?

¡Danos tu opinión!

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